Пъргав

Какво е PMO? Ръководство за управление на проекти

Според доклада на PMSolutions „Състояние на PMO“ , процентът на организациите с офис за управление на проекти (PMO) се е увеличил от 61% през 2007 г. до 71% по-скоро (2017 г.).

Компаниите се състезават в една постоянно въртяща се врата с цифрова сложност. Това създава засилен натиск за предоставяне на по-голям обем проекти с ограничени ресурси, като същевременно расте бизнесът. С бързата цифрова експанзия и непрекъснатото нарушаване на технологиите, изкореняването на стабилни индустрии и компании трябва да поддържат и увеличават пазарния си дял или да умрат от меч, опитвайки се.

Балансирането на множество проекти става все по-важно, тъй като организациите разпознават стойността му в конкурентна среда, където максимизирането на ресурси и удрянето на срокове може да бъде разликата между потъването или плуването в този забързан климат.

Принципите на управление на PMO се основават на стандартни за индустрията методологии, документирани в ПРИНЦ2 или насоки от PMBOK които се фокусират върху планирането, организирането, набирането на персонал, изпълнението и контрола на операциите на дадена организация, за да осигурят максимална продукция с минимални грешки.

Но има ли един размер, подходящ за всички офиси за управление на проекти? Нека разгледаме какво прави PMO и дали вашата организация трябва да обмисли този подход при управлението на проекти.

Какво е PMO и защо имате нужда от такъв?

PMO играе ключова роля в управлението на проекти от стратегическо ниво. За разлика от управлението на проекти, което се фокусира върху ежедневните дейности в екипа на проекта, PMO действа като рамка за ръководители на проекти , предоставяйки методологии и шаблони на PMO за управление на програми в рамките на една организация. Той контролира ресурсите за управление на проекти, необходими за поддържане и разгръщане на проекти. Той също така подпомага със специфични PMO инструменти като Smartsheet, Pert и Gantt диаграми, които ще предоставят насоки и подкрепа на други екипи за това как да управляват проекти.

Лидерските екипи в организацията обикновено имат друга важна работа, върху която да се съсредоточат при управлението на бизнеса и нямат капацитета или потенциално уменията да следят всички проекти в игра на високо ниво.

Ръководителите на проекти са заети с ежедневните си дейности и своите екипи, така че тази бездна остава без екипаж, като никой не дава приоритет от 30 000 фута как да изпълни многото проекти, които организацията трябва да изпълни през фискалната година. Комуникацията е затруднена, тъй като висшето ръководство няма солидна цялостна картина на здравето на своя бизнес на ниско ниво.

Отговорности на PMO

Диаграма на отговорностите на PMO.

анатомия на бизнес план

Управление

Определяне на най-добри практики за разработване на програми в една организация. Той се фокусира върху процедурите чрез стандартизиране на методологиите на PMO, необходими в отделите.

Комуникация

Преодоляването на пропастта между висшето ръководство, ръководителите на отдели и ръководителите на проекти, за да се гарантира, че актуализирането на комуникацията и актуализирането на състоянието на проекта може да бъде мамутска задача в големите организации. Централизираната функция на PMO гарантира, че висшето ръководство е наясно какви проекти са изложени на риск и потенциално подчертава пропуснатите възможности с намерението да изготви план за действие, за да коригира низходящата траектория на проекта.

Управление на ресурси

PMO управлява взаимозависимостите между проектите, свеждайки до минимум загубите на ресурси и грешки, както и повторяемата работа, която вече беше извършена. Той използва тези уроци и събира извлечените уроци, като ги предоставя на други екипи по проекта, за да увеличи по-нататъшната оптимизация и да съкрати сроковете. Той създава синергия между ръководителите на проекти, осигуряващи по-гладко платно на базата на проект.

Коучинг

PMO обучава и менторира ръководители на проекти, както и ръководители на екипи, увеличавайки стойността на набора от умения на екипа, като същевременно популяризира най-добрите практики за управление на проекти в рамките на една организация, като им дава глас да насочват проекта в правилната посока.

Стратегическо планиране

PMO е ключов играч, отговорен за подпомагането на висшето ръководство при фокусирането върху това кои проекти трябва да бъдат елиминирани и как да се определят приоритетите въз основа на дългосрочните стратегически цели.

Различни видове PMO

Където PMO се вписва в йерархичната структура на вашата компания, ще зависи от това, което вашият бизнес иска да постигне в многобройните си проекти и от подравняването, необходимо за създаване на уникална функция на PMO за управление на конкретни задачи, които трябва да бъдат възложени. Тези задачи от своя страна се основават на нуждите на вашата организация.

елементи и принципи на примери за проектиране

Има различни видове PMO, които организациите могат да разгледат.

Предприятие PMO : Гарантира, че проектите са в съответствие с визията и стратегията на организацията. Обикновено PMO на предприятията се отчитат пред изпълнителния директор и имат правомощията да вземат стратегически и тактически решения за всички проекти.
Дивизионна PMO: Осигурява подкрепа за проекти за конкретна дейност в рамките на организацията. Това включва управление на програми, обучение, планиране на ресурси и координация на проекти.
Проект PMO: Това се установява по време на един проект или програма. Включва административна поддръжка, контрол, мониторинг и докладване.
Център за върхови постижения в управлението на проекти : Определя стандарти и процедури за управление на проекти, методи и инструменти за подкрепа на проектни екипи в цялата организация.

Нуждае ли се вашата организация от PMO?

За да приложат успешно методологиите на PMO, компаниите трябва да помнят няколко ключови концепции:

Ролята на PMO трябва да бъде ясно определена, без да се оставя неяснота за отговорността.
Вместо да възлагате множество роли и отговорности на PMO, съсредоточете се върху това, което организацията трябва да постигне, както в краткосрочните, така и в дългосрочните цели.
Ангажиментът на висшия мениджмънт е необходим, за да може PMO да бъде приет от всички части на организацията. Без този мандат отделът на PMO е просто поредният силоз, който се бори за утвърждаване на гласа си в организацията.

Преди да наемете PMO, отделете време, за да разберете какво е офис за управление на проекти и как може да бъде от полза за организацията в дългосрочен план. Оттам нататък прилагайте план за действие, който предоставя ясни KPI на PMO за оценка на ползите от PMO.

Важно е обаче да се има предвид, че не всяка организация се нуждае от PMO - особено в началните етапи на правене на бизнес. С узряването на компанията този въпрос дали да се включи PMO или не става все по-актуален. За по-големите организации, които имат множество програми, работещи едновременно, със сигурност има полза от инвестирането в рамката на PMO, с цел по-ясна комуникация между вътрешните заинтересовани страни и предоставянето на KPI на PMO. За да разберем по-нататък как размерът на компанията влияе върху необходимостта от PMO, нека разгледаме някои данни:

90% от големите предприятия имат PMO
88% от средните компании имат PMO
61% от малките компании имат PMO

Като цяло 71% от компаниите имат PMO и този брой се е увеличил с десет през последното десетилетие.

Процент на организации с PMO.

Има тенденция организациите да стартират офис за управление на проекти, без предварително да оценяват рисковете и ползите. Ако PMO е направен зле, той може да върне компанията по отношение на изпълнението на проекти, но също така да създаде негативни чувства към управлението на проекти, което кара нервните страни да инвестират време и пари, за да приложат това отново на бъдеща дата.

Според PMI’s 2017 г. Пулс на професията , компаниите, които привеждат структурата на PMO в цялата си компания към стратегията за висше управление, са имали 38% повече проекти, отговарящи на първоначалните цели, отколкото тези, които не са.

Следните ползи от внедряването на PMO обхващат компании, независимо в кой сектор работят:

Предоставяне на стандартизирана методология за управление на проекти и най-добри практики за PMO с осезаеми, дългосрочни ползи за организацията.
Комуникационните процеси се рационализират между програмите, което позволява засилено сътрудничество между екипите.
Ръководителите на проекти могат да се съсредоточат върху ежедневните оперативни задачи. Те могат да предоставят възможности за обучение на членове на екипа, като подобряват наборите от умения, когато е необходимо.
Предлагането на стандартизирано използване на инструменти и софтуер за управление на проекти улеснява преместването на ресурси между проектите.
Споделянето на ресурси между проектите ще позволи на силните екипи да просперират.

Оценка на рамката на PMO

Провалите на проекти са скъпи. Миналата година Институт за управление на проекти (PMI) съобщава, че сумата на загубените пари от неуспешни проекти е била средно 97 милиона долара за всеки 1 милиард долара.

Най-доброто място за оценка на целите на PMO на организацията е да се обмисли как екипите работят заедно в множество системи. Фокусирайте се върху процеса на сътрудничество както в екип, така и в цялата организация и преценете дали заинтересованите страни разбират задълбочено как се изпълняват проектите и имат ли видимост в изпълнението на проекта

Когато екипите работят в силози, има финансови разходи, които могат да доведат до липса на възможности за бизнеса. Силозите възпрепятстват растежа и ефективността в организацията, което може да доведе до дублиране на работата, произведена от различни отдели, както и демотивирани екипи, изключени от резултатите от шофирането и удрящи техните KPI.

PMO трябва да гарантира, че всички екипи използват последователни методологии за управление на проекти и че стандартизиран софтуер се използва за управление на всички проекти. Инструментите и софтуерът са чудесни, за да позволят на вашите екипи да работят ефективно, но ако не се използват правилно в цялата организация, това може да се превърне в скъп бизнес. Това може да повлияе на използването на управлението на инструменти от сигурността до опасенията за съответствие.

Друго съображение е, че позволяването на проектните екипи да използват различни инструменти, води до различни подходи в работата. Това може да попречи на преразпределението на ресурсите там, където организацията има най-голяма нужда от тях, като се отрази на цената на проекта, времето за пускане на пазара и крайния резултат.

какво прави добър API

Някои организации виждат, че висшето ръководство е толкова отдалечено от ежедневните дейности, че не са наясно с въздействието на риска върху действащите проекти, което води до лошо време за доставка, загуба на ресурси и надхвърляне на бюджета.

Организациите се стремят да бъдат ориентирани към резултатите, което е от решаващо значение за техните бизнес планове и успех. Рамката на PMO може да бъде ценен актив при идентифицирането на области за подобрение и гарантиране, че организацията доставя оптимални проекти навреме и в рамките на бюджета.

Измерване за успех в PMO?

ДА СЕ анкета от KPMG установи, че близо 80% от организациите оценяват своите PMO като „умерено“ до „изключително ефективни“ в подкрепа на промяната в организацията.

Според проучване на Gartner, 70% от организациите, които са внедрили PMO, отчитат подобрение в процента на успех на проекта. Измерването на успеха на PMO позволява на висшето ръководство да взема информирани решения за това как най-добре да се коригират резултатите от проекта.

Организацията трябва първо да определи и да се съгласи какво ще се измерва, за да се постигне успех на PMO. Задайте три до пет KPI, които са реалистични за измерването и проследяването им. Ето списъка с KPI, които можете да опитате да измерите:

Броят на завършените проекти срещу изоставени или непълни. Съсредоточете се върху проектите с участието на PMO срещу проектите, за които PMO не предостави никакъв принос.
Сравнете прогнозните разходи по проекта с действителните разходи за бизнеса. Това може да бъде важен двигател на бизнеса и повече KPI може да се придаде повече тежест.
Анализирайте възвръщаемостта на инвестициите (ROI) за проекти, координирани от PMO, спрямо тези, които не са участвали в PMO. Това може да потвърди рамката на PMO. Или ще подчертае къде са необходими промени в рамката на PMO.
Годишен анализ (YoY) навреме, който е необходим за изпълнение на проекти със същия размер или ниво на приоритет. Уверете се, че сравнявате ябълките с ябълките, за да измервате справедливо този KPI. Ако не, резултатът ще бъде неефективен и няма да помогне за подобряване на проектите.
Изчислете дали ресурсите са били разпределени по подходящ начин за проекти. Уверете се, че има достатъчен брой ресурси за даден проект. Този KPO на PMO ще оцени въздействието на проектите, които се изпълняват навреме.
Проучете екипите на проекта за процеса на PMO и неговото въздействие върху техните проекти. Полезно ли беше участието на PMO? Осигурява ли PMO коучинг и менторство, които подобряват уменията на екипите по проекта?

Резултатът от измерването на PMO трябва да доведе до подобрения на функциите на PMO в проекти, които тепърва предстоят. Оценяването на KPI на PMO след всяко изпълнение на проекта ще осигури растежа и устойчивостта на PMO.

Заключение: PMO е по-подходящ от всякога

Въпреки че има напредък в изпълнението на програмите, използвайки методологията на водопада и гъвкавостта, може да се обмисли повече около доставката на проекти, включително внедряване и пускане на продукти. Помислете за крайната цел на вашите проекти и някои от предизвикателствата, с които се сблъсквате днес. Оценяването на тези точки на болка позволява на вашата организация да приспособи по-добре функциите на PMO, необходими при управлението на проекти. Той може да обслужва най-добре екипите за управление и проекти в тази сложна технологична среда.

PMO непрекъснато се развиват с нови технологии, методологии и нагласи на екипите по проекти. Приспособявайки се към средата на вашата компания, PMO може да поеме по-широк набор от функции и отговорности, подкрепяйки проекти в целия бизнес.

Рамката на PMO за бъдещето ще трябва да бъде гъвкава, за да приспособи растежа на програмите и да се приведе в съответствие с дългосрочната стратегия на организацията по по-смислен начин. Тъй като организациите са изправени пред нови технологични нужди, отдалечена работна среда и нарастваща сложност на проектите, ползите от PMO са по-завладяващи от всякога.

как да оценим ipo

Разбиране на основите

Какви са ролите и отговорностите на PMO?

Службата за управление на проекти се стреми да стандартизира изпълнението на проекти в организация. Целите на PMO могат да бъдат фокусирани върху управление, комуникация, управление на ресурси, стратегическо планиране и обучение.

Защо офисът за управление на проекти е толкова важен?

Службата за управление на проекти може да помогне за намаляване на неуспехите в проектите. Миналата година имаше средно 97 милиона долара за всеки 1 милиард неуспешни проекти. Никой бизнес няма да успее, ако неговите проекти се управляват неефективно въз основа на времето за доставка, ресурсите и бюджета. Тук PMO може да помогне най-добре.

Какви са предимствата на PMO?

Ползите от PMO помагат за рационализиране на комуникацията във всички проекти с вътрешни заинтересовани страни, включително управлението. PMO осигурява коучинг, който дава възможност за подобряване на наборите от умения, където е необходимо. PMO позволява да се инвестират ресурси там, където организацията има най-голяма нужда от тях.

Каква е целта на PMO?

Целта на PMO зависи от нуждите на организация, която обслужва. Функцията PMO трябва да дефинира стандартизираните процеси, които управляват управлението на проекти, включително инструментите, използвани за управление на проекти.

Защо е необходим PMO?

PMO осигурява управление на управлението на проекти в цялата организация. PMO преодолява пропастта между висшето ръководство и други екипи, за да подобри комуникацията по проекти. PMO управлява взаимозависимостите между проектите и може да бъде полезен при обучението на ръководители на проекти и ръководители на екипи, насърчавайки подобрени набори от умения.