Резюме

Управлението на оборотния капитал е неразделна част от длъжностната характеристика на финансовия директор.

• Управлението на оборотния капитал се отнася до стратегията на компанията, свързана с наблюдението и използването на двата компонента на оборотния капитал - текущи активи и текущи пасиви - за осигуряване на финансово най-ефективната работа на компанията.
• Основната цел на оптимизацията на оборотния капитал е да гарантира, че компанията винаги поддържа достатъчен паричен поток, за да покрие своите краткосрочни оперативни разходи и краткосрочни дългови задължения.
• Често това е един от най-евтините начини за получаване на парични средства за дадена компания и добавя стойност за всички заинтересовани страни, включително акционерите, и следователно трябва да се счита за стратегическо значение за цялата компания, а не само за финансовата функция.

Управлението на вземанията изисква съгласуван план за действие от множество екипи.

• Накарайте финансовия екип да поеме собствеността върху клиентите и отговорността за намаляване на неплатените вземания, като в идеалния случай обвързва част от тяхното обезщетение за тази цел.
• Финансовите и търговските отдели трябва да си сътрудничат тясно по този въпрос и да работят заедно за изграждане на силна и положителна връзка с клиентите.
• Процесите на фактуриране трябва да бъдат анализирани, оптимизирани и за предпочитане автоматизирани, за да стане възможно най-гладко и без триене, за да могат клиентите да плащат неизплатени сметки.

Материалните запаси са изключително трудна за управление позиция, тъй като имат важни последици за дейността на компанията.

• Финансовите и оперативните екипи трябва да работят заедно с изравнени цели, поставени от висшето ръководство.
• Операциите и финансите обикновено имат противоположни цели, когато става въпрос за оборотни средства. Оперативните отдели са склонни да увеличават нивата на запасите, за да осигурят производство и складиране на бавно движещи се артикули, докато финансовите отдели търсят намаляване на нивата на запасите.
• Важно предизвикателство, свързано с управлението на запасите, е свързано с бавно движещите се запаси. Те са източник на скрити загуби на оборотен капитал и поглъщат складовото пространство с разходи за поддръжка.
• В отрасли, където производството и свързаните с проекти договори са за дълъг период от време, оптимизацията на запасите включва набор от допълнителни проблеми, които не присъстват в отрасли с по-малки продукти и където производството е стандартизирано.

Задълженията са третият стълб на оптимизацията на оборотния капитал.

• Ако въпросната компания може да договори условията за плащане с привилегировани доставчици, това очевидно е отличен път напред.
• Важен елемент на действие, свързан с оптимизацията на задълженията, би било създаването на централизиран отдел, който да прилага стандартизиран процес за обработка на фактури.
• важно е да се въведат ефективни вътрешни процедури, свързани с всякакви вътрешни одобрения, които трябва да бъдат получени, за да бъдат платени фактурите.
• Съгласуването на плащанията, извършени към доставчици и платените фактури в идеалния случай трябва да се извърши същия ден, ако не се извърши незабавно.

През 25-годишния си професионален опит като финансов директор за компании в Европа и Латинска Америка съм срещал всякакви проблеми, свързани с финансовото управление. Но далеч един от най-значимите и критични за финансовото здраве на компанията е управление на оборотния капитал . Управление на оборотния капитал се отнася до стратегията на компанията, свързана с мониторинга и използването на двата компонента на оборотния капитал, текущите активи и текущите пасиви, за да се осигури финансово най-ефективната работа на компанията. Основната цел на оптимизацията на оборотния капитал е да гарантира, че компанията винаги поддържа достатъчен паричен поток, за да покрие своите краткосрочни оперативни разходи и краткосрочни дългови задължения.

Подобряване на оборотния капитал е присъща част на длъжностната характеристика на финансовия директор. Оптимизацията на оборотния капитал добавя стойност за акционерите и е жизненоважна за цялата компания и следователно трябва да бъде отговорност на целия мениджърски екип, а не само на финансовата функция. Финансовият екип управлява и ръководи процеса, но решенията, взети от останалата част от компанията, трябва да споделят общата цел за оптимизиране на оборотния капитал. Оптимизирането на оборотния капитал също е един от най-евтините начини, по които компанията трябва да получи пари. Понякога компаниите ненужно поемат дългове, когато парите, които са бездейно заседнали в оборотни средства, биха били достатъчни за финансиране на нови проекти за капиталови разходи или за избягване на безполезни овърдрафти.

Тази статия има за цел да предостави някои практически съвети и насоки, свързани с управлението на оборотния капитал и цикъла на оборотния капитал, както е показано по-горе, въз основа на моя собствен опит. Той не е предназначен да бъде изчерпателен преглед на темата, а просто изяснява някои важни съвети и фокусни точки, като се фокусира особено върху промишлеността, петрола и газа, телекомуникациите, консултациите и услугите.

Вземания (длъжници)

В кариерата си съм виждал случаи на компании, които, въпреки здравословната основна доходност, са били изтласкани до ръба на фалита само поради лошо управление на оборотния капитал. Такъв пример беше голям мултинационален производител на автомобили. Тази компания имаше специално бразилско дъщерно дружество, което толкова лошо управляваше позицията си на оборотен капитал, че те бяха достигнали 200 дни на вземанията. Следователно нашият план за действие през първата година беше фокусиран лазерно върху две неща: намаляване на вземанията и намаляване на запасите на резервни части.

С цел намаляване на вземанията имаше няколко основни предизвикателства. Първо, някои от сметките бяха толкова стари, че на практика бяха невъзстановими. Освен това, тъй като сме в Бразилия и вземанията са деноминирани в местна валута, обезценяването на обменния курс означава, че сме под силен натиск да възстановим плащанията възможно най-бързо. Следователно ние насочихме вниманието си към няколко ключови точки за действие, насочени към справяне със ситуацията възможно най-ефективно и бързо.

паричен поток от отчета за доходите

Първото нещо, което направихме, беше да създадем специален финансов екип от трима души, който да се фокусира изключително върху въпроса за намаляването на вземанията. Всеки член на екипа отговаряше за определен брой клиенти и беше представен на всеки клиент като съответния мениджър на акаунти. В продължение на няколко години комуникацията между отдела за вземания на бразилското дъщерно дружество и отчетите за задължения на различните производители на автомобили на практика беше прекъсната. Новият ни специализиран екип работи в тясно сътрудничество с търговския екип, отговарящ за всеки производител, така че при необходимост да се правят съвместни посещения при клиенти. Финансовият директор ще получава доклад за напредъка всяка сутрин, свързан с плащанията, получени предишния ден, и ще следи щателно с екипа по различните елементи от плана за действие.

как да кодирам с c++

Друго важно действие, което предприехме, се отнасяше до образованието. Необходимо е разбиране на процеса на плащане на всеки клиент, за да се гарантира, че фактурите се представят правилно в съответствие с вътрешните процедури на клиента и че не се губи време за връщане и връщане, свързано с изменение и корекции на фактури. Поради това предприехме анализ на нашите вътрешни процедури за фактуриране, за да се уверим, че компанията е таксувала клиента възможно най-скоро с нулеви грешки.

Също така работихме усилено за подобряване и актуализиране на нашите вътрешни процеси за кандидатстване за плащания. Един от проблемите беше, че някои получени плащания остават неприложени в продължение на няколко седмици, което прави невъзможно наличието на надеждна информация, когато се свързвате с клиенти за неплатени вземания. Внедрена беше и автоматизация на процеса на плащане с онези клиенти, които все още плащаха ръчно. Въпреки че тази автоматизация може да отнеме много време за въвеждане, тя трябва да се разглежда като инвестиция с възвръщаемост на инвестициите за събиране на вземания в срок. Бяха анализирани и изключения от автоматични плащания и бяха взети предвид корекциите на процедурите за фактуриране, за да се премахнат тези изключения в бъдеще. Поради това ИТ отделът участва активно в ежедневните последващи срещи.

И накрая, фокусът върху подобряването на вземанията стигна чак до изпълнителния директор, който проследи отблизо целия проект чрез седмични срещи с финансовия директор и останалото ръководство на компанията.

Уроци, научени като финансов директор

Резултатите от нашите усилия бяха впечатляващи. Само през първата година генерирахме допълнителни 21 милиона долара в брой, само въз основа на усилията, описани по-горе. Това трябва да послужи като важен пример за това колко важно е да се съсредоточи върху управлението на оборотния капитал. По-конкретно, ето някои от основните изводи, които бих извикала:

• Накарайте финансовия екип да поеме собствеността върху клиенти. Делегирайте отговорността на лица във финансовите и търговските екипи и ги накарайте да поемат собствеността върху необходимостта от намаляване на неплатените вземания. Част от бонуса в края на годината на екипа, който създадохме, беше свързан с изпълнението на непогасените вземания съгласно компетенцията на всеки мениджър.
• Накарайте всеки член на финансовия екип да отговаря за собствения си план за действие с всеки клиент и всеки план за действие трябва да бъде съобразен с вътрешните процедури за плащане на клиента.
• Като финансов директор проследявайте ежедневно напредъка на всеки план за действие. Уверете се, че вие ​​като финансов директор разбирате как работи процесът на плащане за вашите основни клиенти, за да сте сигурни, че спазвате процедурите за плащане на клиента и че тези плащания могат да бъдат обработвани автоматично с възможно най-малко изключения.
• Целият мениджърски екип на една компания отговаря за оптимизацията на оборотния капитал. финансовите и търговските отдели трябва да работят заедно на този фронт.
• Създайте близки отношения с всеки клиент и го посетете лично в екстремни случаи, като искове, ако е необходимо. Не правете грешката да мислите, че клиентите автоматично ще плащат.
• Анализирайте, подобрявайте и автоматизирайте процедурите за фактуриране, за да фактурирате клиентите бързо и без грешки. Решете всички изключения при фактуриране, дори малките, тъй като тези изключения могат да създадат по-големи неплатени вземания в бъдеще.

Складова наличност

Материалните запаси са изключително труден елемент за управление на баланса на оборотния капитал, тъй като имат отражение върху действителните операции на компанията. Финансовите и оперативните екипи трябва да работят заедно с съгласувани цели, поставени от висшето ръководство, нещо, което обикновено не се случва. Операциите и финансите обикновено имат противоположни цели, когато става въпрос за оборотни средства. Оперативните отдели са склонни да увеличават нивата на запасите, за да осигурят производство и складиране на бавно движещи се артикули, в случай че тези части са необходими в бъдеще. Финансовите отдели вместо това търсят намаляване на нивата на запасите.

Бавно движещ се инвентар

Важно предизвикателство, свързано с управлението на запасите, в контекста на оптимизацията на оборотния капитал, е свързано с бавно (или дори не) движещи се материални запаси. Бавно движещите се артикули са източник на скрити загуби на оборотен капитал и поглъщат складовото пространство с разходи за поддръжка.

Като пример, работих за две компании в Бразилия и в Испания, отново в автомобилния сектор. Когато пристигнах, поне 10% от инвентара бяха бавно движещи се предмети, които бяха неидентифицирани. По същия начин работих и за две компании в телекомуникационния сектор, в Италия и в Испания. В Италия дъщерното дружество има 30% от неидентифицирани бавно движещи се артикули, в Испания компанията има 25% от бавно движещи се артикули. Одитите, които извършихме, помогнаха да се разкрият тези проблеми и да се отстранят, но пълното „почистване“ на инвентара отнема време и съвместни усилия от финансовия и оперативния отдели на компанията. По-добре е компаниите да се справят с тези проблеми предварително.

Проблемът се изостря в сектори, в които инвентаризацията често се държи на пратка с доставчици. Това е нещо особено разпространено в индустрии като автомобилния сектор. В бразилската компания, която споменах по-горе, консигнационните запаси бяха на 15 различни места. Въпросът с поддържането на складовите наличности е, че вие ​​също ефективно възлагате надзора върху инвентара на външни изпълнители, което прави още по-вероятно възникването на проблеми, свързани с бавни и неподвижни артикули.

Инвентаризация, базирана на проекти

В отрасли, в които производствените и свързаните с проекти договори са за дълъг период от време (като строителство на недвижими имоти, железопътни линии, дългосрочни консултантски проекти и др.), Оптимизацията на запасите включва набор от допълнителни проблеми, които не присъстват в отрасли с по-малки продукти и където производството е стандартизирано. Например, често срещан проблем е свързан с условията на плащане, където услугите на клиента често са един от най-важните компоненти на общите разходи и играят ключова роля за гарантиране, че графикът на направените разходи е съобразен с графика на етапите, които от своя страна се фактурират на клиента.

касова функция в банка

В моя професионален опит в железопътната и строителната индустрия във Франция и Италия, както и в консултантския сектор в Испания, срещнах няколко проблема, свързани с горното. Например, един от най-често срещаните проблеми е свързан с съпоставянето на разходите с правилния проект. По същия начин, времето за фактуриране често е несъответстващо на действителното завършване на основните етапи на проекта. Според моя опит най-добрият начин за справяне с този проблем е чрез делегиране на отговорност на ръководител на проект, чиято променлива компенсация е обвързана с изпълнението на проекта. Най-успешният показател за изпълнение на ръководителя на проекта е паричното съотношение на проекта и съответно степента, до която проектът се самофинансира. Ако съотношението пари в брой / теглене е по-високо от 1, може да се счита, че проектът се представя добре (финансово).

Като казаха това, ръководителите на проекти трябва да бъдат оборудвани с ефективни инструменти за управление на своите проекти. Счетоводната система трябва да позволява разделяне на ниво проект (т.е. ръководителите на проекти трябва да получават специфични за проекта отчети, където разходите, приходите, събиранията и плащанията са посочени на базата на проект). Освен това исковете и съдебните спорове трябва да бъдат наблюдавани от ръководителя на проекта, който от своя страна трябва да действа като връзка с други отдели като правен, финансов и верига за доставки.

Уроци, научени като финансов директор

• Оптимизацията на оборотния капитал по отношение на запасите винаги е съвместно усилие между финансите и операциите, тъй като нивата на запасите са тясно свързани с производството.
• Бавно или неподвижни артикули са източници на разходи и загуби по отношение на обвързан капитал и разходи за поддръжка / складиране. Усилията за премахване на бавно движещи се статии отнемат много време и интензивно, което означава, че въпросът трябва да се разглежда проактивно, а не реактивно.
• В отрасли, в които запасите се управляват по проект, правилното съпоставяне на разходите и приходите с правилния проект е жизненоважно за финансовото здраве на компанията. Възлагането на отговорности на ръководителите на проекти е най-добрият начин за управление на този проблем. Ръководителите на проекти трябва да бъдат въоръжени с подходящия софтуер, за да следят разходите, приходите, плащанията и събирането на своите проекти.

Задължения (кредитори)

Задълженията са третият стълб на оптимизацията на оборотния капитал. Най-очевидното нещо, което обикновено идва на ум, когато се мисли за начини за оптимизиране на задълженията, е просто увеличаване на условията за плащане с доставчици. Ако въпросната компания може да договори условията за плащане с привилегировани доставчици, това очевидно е отличен път напред. Съществуват обаче и други начини за увеличаване на задълженията, като същевременно запазват условията за плащане непроменени.

Например, важен елемент на действие, свързан с оптимизацията на задълженията, би било създаването на централизиран отдел, който да въведе стандартизиран процес за обработка на фактури. Фактурите с грешки в количествата, данни за контакт или броя на поръчките за покупка, за които се отнася фактурата, трябва да бъдат изпратени обратно на доставчиците и поискани да бъдат коригирани. Друго полезно нещо е екипът на задълженията да изпрати на доставчиците официално потвърждение за получаване, ако фактурата се получи по електронен път, така че условията на плащане да се считат за започващи от датата на такова потвърждение.

Списък с кодове на c++

Освен това е важно да се въведат ефективни вътрешни процедури, свързани с всякакви вътрешни одобрения, които трябва да бъдат получени, за да бъдат платени фактурите. Автоматизацията е ключова за избягване на безполезна и неефективна пътека за плащане. Отново, както обсъждахме по-рано в раздела за вземания, проактивното отношение и високото ниво на комуникация между отдела за задължения и доставчиците е от ключово значение и позволява исковете и изключенията да се решават по-ефективно. Задълженията също трябва да комуникират ефективно с другите отдели на компанията, които одобряват плащането на фактури, особено след като в случаите, когато възникнат правни проблеми, отделът за задължения често не може да взема решения, свързани с разрешаването на такива случаи. И накрая, отделът за задължения трябва да бъде в тесен контакт и да си сътрудничи със склада на компанията, която получава стоките. Изключения могат да бъдат чести, ако процедурите не са стандартизирани и автоматизирани.

Съгласуването на плащанията, извършени към доставчици и платените фактури в идеалния случай трябва да се извърши същия ден, ако не се извърши незабавно. Важно е да имате ясна представа кои фактури се дължат на всеки доставчик в реално време. Тази информация е полезна за доставчика и за отдела, използващ стоките или услугите, доставени от доставчика. Също така е важно да не плащате преди крайния срок на фактурата, освен ако няма конкретна причина за това. По подобен начин обаче е препоръчително също да се избягват значителни закъснения на плащанията след падежа, тъй като това сигнализира, че вътрешните процедури за разплащане на въпросната компания не работят както трябва.

Задълженията също трябва винаги да бъдат в крак с условията на договорните споразумения с всеки доставчик. Важно е задълженията да бъдат информирани за нови договори, сключени с доставчици, допълнения към съществуващи договори или нови главни споразумения за услуги . Новите условия на договора трябва да бъдат актуализирани в основния файл на всеки доставчик, а фактурите, пристигащи от доставчици, трябва да са в съответствие с този основен файл. В случай на компании, работещи по проект, сложността на подписаните договори може да бъде висока. Веднага след подписването на договора е полезно за отговорния отдел да организира презентация пред екипа за финансиране и задължения, така че бъдещите фактури да могат лесно да бъдат разбрани и по този начин да бъдат платени своевременно. Също така в тези сложни договори е важно да има съответните прогнози за паричния поток, тъй като те често оказват значително влияние върху общия паричен поток на компанията.

Уроци, научени като финансов директор

• Както винаги, комуникацията между финансовия отдел и другите отдели на компанията е от ключово значение за подобряване на работния процес, свързан със задълженията.
• Солидното разбиране на договорните условия с доставчиците е важно, за да се обработват правилно фактурите и да се гарантира правилното разделяне на задълженията. Всички съответни договорни условия на фактури трябва да бъдат известни от търговския отдел и тези условия трябва да бъдат ясно очертани в договор, поръчка за покупка или главно споразумение за услуги. Фактурите трябва да бъдат платени съгласно договорените условия в договора.
• Автоматизацията на задълженията - от получаване на фактурата през процеса на вътрешно одобрение до счетоводното третиране на фактурата и актуализиране на счетоводната книга на доставчика - е от ключово значение, за да има ясна картина на сметката на доставчика в реално време. Това позволява на мениджърите от всички нива да вземат решения, свързани с акаунта на доставчика по ефективен и ефективен начин.

Заключителни бележки

Оптимизацията на оборотния капитал е най-евтиният начин за освобождаване на пари в предприятието и в краен случай намаляване или премахване на дългосрочен дълг, възникнал в резултат на излишък от оборотни средства. Оптимизирането на оборотния капитал е неразделна част от ролята на финансов директор, който управлява финансовия екип и кара другите отдели на компанията да увеличават паричните средства. Финансовата организация следи процесите и работи съвместно с други отдели в компанията с общата цел да намали оборотния капитал. Оборотният капитал варира в различните отрасли. Основните принципи за бързо събиране на вземания, с автоматизация на процесите и съвместно сътрудничество между екипи за финанси, ИТ и търговски / управление на проекти остават общи за всички организации. От страна на задълженията, екипите на веригата за доставки / ръководителите на проекти, финансите и ИТ трябва да работят заедно с общата цел за увеличаване на задълженията и намаляване на материалните запаси.

как да заобиколите информацията за кредитна карта

Разбиране на основите

Какво представлява управлението на оборотния капитал и защо е важно?

Управлението на оборотния капитал се отнася до стратегията на компанията за наблюдение и използване на двата компонента на оборотния капитал: текущи активи и текущи пасиви. Основната му цел е да гарантира, че компанията поддържа достатъчен паричен поток, за да покрие краткосрочните си оперативни разходи и краткосрочните дългови задължения.

Какво е включено в оборотния капитал?

Оборотният капитал се отнася до ликвидни пари в наличност за ежедневни операции и се изчислява чрез изваждане на текущите задължения от текущите активи. Текущите активи включват парични средства, вземания и материални запаси. Текущите задължения включват основно задължения.

Какво се счита за бавно движещ се инвентар?

Бавно движещи се инвентари са предмети, които не се обръщат в склада в рамките на „нормални“ времеви рамки (напр. Повече от 90 или 180 дни). Те са източник на скрити загуби на оборотен капитал и поглъщат складовото пространство с разходи за поддръжка.